نحوه نوشتن رسمي ايميل انگليسي دغدغه خيلي از دانشجويان و استادان است. در اين مقاله توصيه ميكنيم پيشنهادهاي استاد وحيد دامن افشان را براي نوستن يك ايميل انگليسي مطالعه كنيد:
نوشتن ايميل انگليسي
در اي‌ميل‌هاي انگليسي، من هميشه متن ايميل را با معرفي خودم و ذكر شغل و محل كارم شروع مي‌كنم. البته منظورم از معرفي، زندگي‌نامه نيست؛ بلكه معرفي خودم در يك جمله كوتاه است. به عنوان مثال، ايميل را با جمله‌اي مثل
My name is Vahid Damanafshan, an instructor of mathematics at the Kermanshah University of Technology, Kermanshah, Iran
شروع مي‌كنم. حس مي‌كنم با معرفي خودم در ابتداي ايميل، حس خوبي در گيرنده ايميل ايجاد مي‌شود و گيرنده، بيشتر به خواندن بقيه متن ايميل، ترغيب مي‌شود.
نكته‌اي كه در همين ابتدا بايد به آن توجه كرد، اين است كه در اي‌ميل‌هاي انگليسي، سلام و احوال‌پرسي، زياد مرسوم نيست. علاوه بر اين، با توجه به ماهيت كاملاً متفاوت زبان فارسي و انگليسي و تفاوت فرهنگي موجود، به هيچ‌وجه نبايد عبارت‌هاي فارسي‌اي مثل «سلام و خسته نباشيد» را لفظ به لفظ به انگليسي ترجمه كرد و در ابتداي ايميل قرار داد؛ چون حتي اگر ترجمه آن درست هم باشد، آرزوي خسته نبودن در ابتداي يك ايميل براي يك انگليسي‌زبان، تعجب‌آور خواهد بود.
بعد از معرفي خودم، هدفم از فرستادن ايميل كه مي‌تواند يك سوال، درخواست راهنمايي، گرفتن يك وقت ملاقات و… باشد را بيان مي‌كنم. سعي كنيد هدف‌تان را به طور كاملاً شفاف بيان كنيد. گيرنده نبايد براي پي بردن به منظورتان، گيج و اذيت شود. سعي كنيد از جملات كوتاه و ساده، استفاده كنيد. طولاني بودن متن ايميل، شانس خوانده شدن آن را به صفر نزديك مي‌كند.
نكته خيلي مهمي كه بايد به آن توجه كنيد اين است كه جملات، گرامر درستي داشته باشند؛ به ويژه اگر گيرنده ايميل، كسي است كه زبان مادري‌اش انگليسي است، بايد دقت خود را چند برابر كنيد؛ چون ممكن است با ديدن يك اشكال گرامري، به دليل حوصله نداشتن، از خواندن ادامه ايميل، خودداري كند. يك مثال براي زبان فارسي مي‌زنم: فرض كنيد شما يك مدرس دانشگاه هستيد كه روزانه ده‌ها ايميل دريافت مي‌كنيد. يكي از اين اي‌ميل‌ها، ايميل زير است كه از طرف يك غيرفارسي‌زبان دريافت كرده‌ايد:
سلام
من كارها به يكي از مقاله‌ها نياز داشت. امكان ارسال وجودي نداشت. لذا ارسال كرد.
ممنون
همان‌طور كه مي‌بينيد متن ايميل، گرامر درستي ندارد و فهميدن منظور فرستنده، مشكل است. بدون شك، بي‌درنگ آن را حذف مي‌كنيد. دليل آن هم روشن است: شما به سختي، براي نگاه كردن به اي‌ميل‌هاي‌تان وقت داريد؛ چه برسد به اينكه بخواهيد آن‌ها را رمزگشايي كنيد.
توجه داشته باشيد كه همان‌طور كه در زبان فارسي، لحن مكالمات روزمره با لحن نامه‌هاي اداري، كاملاً فرق مي‌كند، طبيعتاً در هر زبان ديگري هم مثل زبان انگليسي اين‌گونه موارد، تفاوت‌هايي با همديگر دارند. بنابراين قبل از فرستادن ايميل به زبان انگليسي، حتماً گرامر آن را با يكي از دوستان خود چك كنيد تا هيچ‌گونه اشتباه گرامري در آن وجود نداشته باشد.
گاهي با توجه به هدف ايميل، لازم است كه مثلاً رزومه‌تان را هم به ايميل پيوست كنيد. از آنجايي كه در بعضي از سرويس‌دهنده‌هاي ايميل، فايل‌هاي پيوست‌شده به ايميل، خارج از ديد و در جاي نامناسبي قرار مي‌گيرد، سعي كنيد در انتهاي متن ايميل، با جملاتي مثل
Attached please find a copy of my curriculum vitae.
اين موضوع را به اطلاع گيرنده ايميل برسانيد.
بعد از بيان هدف، براي نشان دادن احترام بيشتر، مي‌توانيد پيشاپيش از گيرنده با جملاتي مانند
I am forever grateful for your understanding and I would be very grateful for your kind help.
براي گذاشتن وقت روي خواندن اي‌ميل‌تان تشكر كنيد.
در انتها نيز متن ايميل را با يك «عبارت پاياني» تمام كنيد. منظور از عبارت پاياني، عبارت‌هايي مثل
و موارد مشابه است. به محل قرارگيري علامت كاما و كامل نوشتن اسم‌تان دقت كنيد. درست است كه در ابتداي ايميل نيز خودتان را معرفي كرده‌ايد، اما در انتهاي ايميل هم بايد دوباره اسم خودتان را ذكر كنيد؛ اين كار در واقع، حكم همان امضا در نامه‌ها و درخواست‌هاي كاغذي را دارد.
به طور كلي، در هنگام نوشتن ايميل، سعي كنيد كاملاً محترمانه برخورد كنيد. هر چقدر محترمانه‌تر برخورد كنيد، شانس جواب دادن به اي‌ميل‌تان را بيشتر مي‌كنيد. دليل اين امر هم واضح است: همه آدم‌ها به طور غريزي، رفتار محترمانه را دوست دارند. البته توجه داشته باشيد كه محترمانه برخورد كردن و چاپلوسي كردن، دو مقوله كاملاً جدا هستند. برخلاف ما ايراني‌ها، فرنگي‌ها به هيچ‌وجه، چاپلوسي كردن را دوست ندارند.
نكته‌اي كه دوست دارم در آخر به آن اشاره كنم، اين است كه متاسفانه بارها و بارها ديده‌ام كه بعضي از همكاران، اي‌ميل‌هايي را كه به ديگر همكاران ايراني خود مي‌فرستند، به انگليسي مي‌نويسند. من واقعاً هيچ‌وقت نتوانستم يك دليل منطقي براي اين كار پيدا كنم. شايد يك دليل آن، به رخ كشيدن دانش زبان انگليسي خودشان باشد. جالب اينجاست كه در بيشتر موارد، اين اي‌ميل‌ها، پر از اشكال‌هاي گرامري است. چرا هنگام فرستادن ايميل به يك فارسي‌زبان ديگر، از زبان مادري‌مان استفاده نكنيم؟
در اينجا، براي نمونه، يكي از اي‌ميل‌هاي خودم را كه چند وقت پيش به منشي يك دوره معتبر علمي در ايتاليا فرستادم، مي‌آورم:
همان‌طور كه در بالا در مورد محترمانه بودن متن ايميل گفتم، مي‌بينيد كه در اين ايميل، به جاي جمله‌اي خنثي مانند
Can I take advantage of this offer, too?
از جمله بسيار محترمانه
Now, I was wondering if you could please let me know whether I may also take advantage
of this special offer.
استفاده شده است كه بدون شك، تاثير مثبتي روي گيرنده خواهد گذاشت.
منبع: http://panevis.ir
نحوه نوشتن رسمي ايميل انگليسي دغدغه خيلي از دانشجويان و استادان است. در اين مقاله توصيه ميكنيم پيشنهادهاي استاد وحيد دامن افشان را براي نوستن يك ايميل انگليسي مطالعه كنيد:
نوشتن ايميل انگليسي
در اي‌ميل‌هاي انگليسي، من هميشه متن ايميل را با معرفي خودم و ذكر شغل و محل كارم شروع مي‌كنم. البته منظورم از معرفي، زندگي‌نامه نيست؛ بلكه معرفي خودم در يك جمله كوتاه است. به عنوان مثال، ايميل را با جمله‌اي مثل
My name is Vahid Damanafshan, an instructor of mathematics at the Kermanshah University of Technology, Kermanshah, Iran
شروع مي‌كنم. حس مي‌كنم با معرفي خودم در ابتداي ايميل، حس خوبي در گيرنده ايميل ايجاد مي‌شود و گيرنده، بيشتر به خواندن بقيه متن ايميل، ترغيب مي‌شود.
نكته‌اي كه در همين ابتدا بايد به آن توجه كرد، اين است كه در اي‌ميل‌هاي انگليسي، سلام و احوال‌پرسي، زياد مرسوم نيست. علاوه بر اين، با توجه به ماهيت كاملاً متفاوت زبان فارسي و انگليسي و تفاوت فرهنگي موجود، به هيچ‌وجه نبايد عبارت‌هاي فارسي‌اي مثل «سلام و خسته نباشيد» را لفظ به لفظ به انگليسي ترجمه كرد و در ابتداي ايميل قرار داد؛ چون حتي اگر ترجمه آن درست هم باشد، آرزوي خسته نبودن در ابتداي يك ايميل براي يك انگليسي‌زبان، تعجب‌آور خواهد بود.
بعد از معرفي خودم، هدفم از فرستادن ايميل كه مي‌تواند يك سوال، درخواست راهنمايي، گرفتن يك وقت ملاقات و… باشد را بيان مي‌كنم. سعي كنيد هدف‌تان را به طور كاملاً شفاف بيان كنيد. گيرنده نبايد براي پي بردن به منظورتان، گيج و اذيت شود. سعي كنيد از جملات كوتاه و ساده، استفاده كنيد. طولاني بودن متن ايميل، شانس خوانده شدن آن را به صفر نزديك مي‌كند.
نكته خيلي مهمي كه بايد به آن توجه كنيد اين است كه جملات، گرامر درستي داشته باشند؛ به ويژه اگر گيرنده ايميل، كسي است كه زبان مادري‌اش انگليسي است، بايد دقت خود را چند برابر كنيد؛ چون ممكن است با ديدن يك اشكال گرامري، به دليل حوصله نداشتن، از خواندن ادامه ايميل، خودداري كند. يك مثال براي زبان فارسي مي‌زنم: فرض كنيد شما يك مدرس دانشگاه هستيد كه روزانه ده‌ها ايميل دريافت مي‌كنيد. يكي از اين اي‌ميل‌ها، ايميل زير است كه از طرف يك غيرفارسي‌زبان دريافت كرده‌ايد:
سلام
من كارها به يكي از مقاله‌ها نياز داشت. امكان ارسال وجودي نداشت. لذا ارسال كرد.
ممنون
همان‌طور كه مي‌بينيد متن ايميل، گرامر درستي ندارد و فهميدن منظور فرستنده، مشكل است. بدون شك، بي‌درنگ آن را حذف مي‌كنيد. دليل آن هم روشن است: شما به سختي، براي نگاه كردن به اي‌ميل‌هاي‌تان وقت داريد؛ چه برسد به اينكه بخواهيد آن‌ها را رمزگشايي كنيد.
توجه داشته باشيد كه همان‌طور كه در زبان فارسي، لحن مكالمات روزمره با لحن نامه‌هاي اداري، كاملاً فرق مي‌كند، طبيعتاً در هر زبان ديگري هم مثل زبان انگليسي اين‌گونه موارد، تفاوت‌هايي با همديگر دارند. بنابراين قبل از فرستادن ايميل به زبان انگليسي، حتماً گرامر آن را با يكي از دوستان خود چك كنيد تا هيچ‌گونه اشتباه گرامري در آن وجود نداشته باشد.
گاهي با توجه به هدف ايميل، لازم است كه مثلاً رزومه‌تان را هم به ايميل پيوست كنيد. از آنجايي كه در بعضي از سرويس‌دهنده‌هاي ايميل، فايل‌هاي پيوست‌شده به ايميل، خارج از ديد و در جاي نامناسبي قرار مي‌گيرد، سعي كنيد در انتهاي متن ايميل، با جملاتي مثل
Attached please find a copy of my curriculum vitae.
اين موضوع را به اطلاع گيرنده ايميل برسانيد.
بعد از بيان هدف، براي نشان دادن احترام بيشتر، مي‌توانيد پيشاپيش از گيرنده با جملاتي مانند
I am forever grateful for your understanding and I would be very grateful for your kind help.
براي گذاشتن وقت روي خواندن اي‌ميل‌تان تشكر كنيد.
در انتها نيز متن ايميل را با يك «عبارت پاياني» تمام كنيد. منظور از عبارت پاياني، عبارت‌هايي مثل
و موارد مشابه است. به محل قرارگيري علامت كاما و كامل نوشتن اسم‌تان دقت كنيد. درست است كه در ابتداي ايميل نيز خودتان را معرفي كرده‌ايد، اما در انتهاي ايميل هم بايد دوباره اسم خودتان را ذكر كنيد؛ اين كار در واقع، حكم همان امضا در نامه‌ها و درخواست‌هاي كاغذي را دارد.
به طور كلي، در هنگام نوشتن ايميل، سعي كنيد كاملاً محترمانه برخورد كنيد. هر چقدر محترمانه‌تر برخورد كنيد، شانس جواب دادن به اي‌ميل‌تان را بيشتر مي‌كنيد. دليل اين امر هم واضح است: همه آدم‌ها به طور غريزي، رفتار محترمانه را دوست دارند. البته توجه داشته باشيد كه محترمانه برخورد كردن و چاپلوسي كردن، دو مقوله كاملاً جدا هستند. برخلاف ما ايراني‌ها، فرنگي‌ها به هيچ‌وجه، چاپلوسي كردن را دوست ندارند.
نكته‌اي كه دوست دارم در آخر به آن اشاره كنم، اين است كه متاسفانه بارها و بارها ديده‌ام كه بعضي از همكاران، اي‌ميل‌هايي را كه به ديگر همكاران ايراني خود مي‌فرستند، به انگليسي مي‌نويسند. من واقعاً هيچ‌وقت نتوانستم يك دليل منطقي براي اين كار پيدا كنم. شايد يك دليل آن، به رخ كشيدن دانش زبان انگليسي خودشان باشد. جالب اينجاست كه در بيشتر موارد، اين اي‌ميل‌ها، پر از اشكال‌هاي گرامري است. چرا هنگام فرستادن ايميل به يك فارسي‌زبان ديگر، از زبان مادري‌مان استفاده نكنيم؟
در اينجا، براي نمونه، يكي از اي‌ميل‌هاي خودم را كه چند وقت پيش به منشي يك دوره معتبر علمي در ايتاليا فرستادم، مي‌آورم:
همان‌طور كه در بالا در مورد محترمانه بودن متن ايميل گفتم، مي‌بينيد كه در اين ايميل، به جاي جمله‌اي خنثي مانند
Can I take advantage of this offer, too?
از جمله بسيار محترمانه
Now, I was wondering if you could please let me know whether I may also take advantage
of this special offer.
استفاده شده است كه بدون شك، تاثير مثبتي روي گيرنده خواهد گذاشت.
منبع: http://panevis.ir
نحوه نوشتن ايميل تجاري ( محتواي سبز)